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江苏大学行政发文管理办法
(2008-11-30) 访问:

  

第一条 为切实加强学校行政发文(以下简称学校发文)工作规范化、制度化、科学化,现根据国家有关规定并结合学校实际,参照《国家行政机关公文处理办法》,特制定本办法。

第二条 学校发文应坚持必要、规范、准确、精简、效用、及时的原则。

第三条 学校发文应从严控制。凡可通过会议、网络、电话等途径告知的或可由各职能部门、学院等发文的,学校一般不发文。除必须下发全校各单位的文件,文件印数应从严控制,力求节约。

第四条 学校发文的种类主要有:决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函等。

第五条 学校发文包括草拟、审核、复核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。

第六条 学校各有关职能部门为学校发文的承办部门。校长办公室统一印制发文稿纸,承办部门负责拟稿。

第七条 承办部门拟稿人在发文稿纸上填写文件密级、缓急程度、标题、主送机关、正文、附件、主题词、抄送机关、印数等。

第八条 草拟文件应当做到:

(一)符合国家、省有关部门和学校的有关规定,如作出新的规定,要切实可行并加以说明。

(二)情况确定,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)文件的文种应根据行文目的、与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急文件,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)文件中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第九条 承办部门拟稿人在发文稿纸上签名并注明拟稿日期后,承办部门主要负责人审核、签字并注明审核日期。

第十条 对涉及其他部门职权范围内的事项,承办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文,同时有关部门主要负责人在发文稿纸上会签并注明会签日期。

第十一条 承办部门、会签部门主要负责人审核、签字后,交校长办公室秘书审核,重要文件由校长办公室主任审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制文件的有关要求,文件格式是否符合有关规定等。对内容或形式存在较大问题的文件,由承办部门修改或重写。修改或重写后的文件按程序复审。

第十二条 如需要,主要校领导、分管校领导、校长办公室可要求增加、增列会签部门,由承办部门协调相关部门按程序处理。

第十三条 上行文由主要校领导签发。下行文或平行文,由主要校领导或分管校领导签发;涉及全校范围的重大事项或多部门职能交叉的事项的文件由主要校领导签发。

第十四条 校领导签发后,校长办公室编号。

第十五条 文件正式编号后,校长办公室文印室根据承办部门提供的电子文档进行印制,清样打出后,由承办部门拟稿人进行校对。承办部门对文件的最终内容、形式负责。校对重点是:签发手续是否完备,内容是否准确,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第十六条 文件印制完毕后,由校长办公室用印。

第十七条 上行文、平行文由承办部门负责上报、递送。下行文由校长办公室下发,对仅下发部分单位的文件承办部门应提供发放单位清单。

第十八条 下发全校各单位的文件如不涉密,由校长办公室在校园网上公布;对仅下发部分单位的文件视其具体情况决定是否在网上公布。

第十九条 校长办公室秘书将有关材料存档:发文稿纸、文件及其附件原稿、2份文件、电子文档。

第二十条 本办法未尽之处,按照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定执行。

第二十一条 本办法由校长办公室负责解释。

第二十二条 本办法自发文之日起施行。

 

 

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