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江苏大学电子公文管理办法(暂行)
(2009-11-17) 访问:

 

江苏大学电子公文管理办法(暂行)

第一章  总则

第一条  全面推进江苏大学办公自动化系统建设,规范电子公文流转,进一步提高信息化管理水平与办公效率,特制定本办法

第二条  电子公文是指有别于纸质公文,以计算机电子文档为载体,以计算机为处理和存贮工具,以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条  电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《江苏大学行政发文管理办法》、《关于规范江苏大学校内请示工作的暂行办法》等办法。

第四条  涉及国家秘密及学校工作秘密的公文不适用本规定。

第二章  系统维护与管理

第五条  党委办公室、校长办公室是办公自动化系统的归口管理单位。

第六条  现代教育技术中心负责办公自动化系统的技术支持和系统维护。

第七条  办公自动化系统的系统管理员由校长办公室确定。系统管理员负责系统的日常维护,并配合档案馆做好电子公文归档工作。

第八条  档案馆负责对电子公文按照电子档案管理的有关规定进行归档并开展查询利用等工作。

第九条  各单位要明确办公自动化系统的分管领导,并指定一名熟悉计算机操作和学校公文办理流程的人员为本单位办公自动化秘书(以下简称OA秘书),具体负责本单位电子公文的流转、系统培训

第三章 系统帐户与安全管理

第十条  校领导、党群部门、行政部门、学院、直属单位、科研机构的党政领导及各单位OA秘书(统称用户)均在系统中分配唯一实名制帐户。帐户资料包括用户名和密码。用户名为本人的工作证号(8位),初始密码为1(进入系统后可修改密码)。各用户要妥善保护自己的帐户资料并经常更换密码,登录系统后因故离开要退出系统,以确保帐户安全。若密码有误或遗忘,须用户提出书面申请并加盖所在单位公章,由用户本人或单位OA秘书携带工作证或身份证到校长办公室重新设定密码。

第十一条  新增人员开户和调离岗位人员销户均须由相关单位提出书面申请,申请经所在单位主要负责人签字并加盖公章后,送交校长办公室,由系统管理员负责办理。

第十二条  用户的电子公文处理权限由党委办公室和校长办公室根据该用户的党政分工所赋予的岗位职责授予,并根据其岗位和分工的变动及时调整。

第十三条  现代教育技术中心负责实时监控和定期备份,以防系统中数据丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。

第四章  系统中的公文办理

第十四条  系统运行后,除涉密公文外,公文办理均在系统中运行,不再流转纸质公文。

第十五条  校级党政公文的收发文、校内请示流程由党委办公室和校长办公室根据学校有关规定进行设置,各单位党政公文的收发文等流程由各单位根据学校有关规定自行设置。

第十六条  上级和非隶属单位来文由党委办公室和校长办公室OA秘书数字化后进入系统流转。

第十七条  在公文流转过程中,每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作,公文流转单上将自动留下痕迹。办理人处理完事务后,应将公文流转处理单发送给流程规定的下一办理人,若下一办理人有多人可供选择,则应根据公文的内容和学校有关规定选择正确的发送对象。接受方收到通知信息后应及时办理。

第十八条  为保证公文办理的及时、有效,用户应经常进入系统查看有无需要处理的事项。各单位OA秘书在工作日每天至少4浏览查阅文件(上午、下午各2次)。寒暑假中,各单位OA秘书周一至周五每天至少1登陆办公系统,并及时将查阅结果向单位领导汇报并通知相关人员。若有特殊情况,用户应事先将相关权限授权给其他人员,以保证公文流转正常进行。

第五章  公文归档

第十九条  来文原件由收文单位归档。来文办理过程的资料(包括来文的扫描文档)应由主办单位转换成纸质形式(要求激光打印)并附加鉴别信息后,与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办单位归档。

第二十条  发文、内部请示由主办单位归档。文件正文(包括办理过程中各办理人签批的意见)、附件等应由主办单位转换成纸质形式(要求激光打印)附加鉴别信息后归档。

第二十一条  有关单位OA秘书按档案管理的规定将电子文档定期移交档案馆。

第六章  公文的效力

第二十二条  学校党政对校外发文(上行文、平行文)的报送采用纸质形式,办理过程仍通过办公自动化系统完成。

第二十三条  校内办公自动化系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

第二十四条  对外发布及用于存档的纸质公文由校办文印室统一印制,党办、校办签印。

第二十五条  各单位可以从办公自动化系统中复制公开发布的公文为纸质形式,注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后,在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。

第二十六条  非公开发布的校党政电子公文,各单位和个人不得复制成纸质形式作正式文件使用。

第七章  其它

第二十七条  各类用户应充分认识电子公文处理工作的重要性,认真履行自己的职责,积极配合学校的办公系统的运行,积极参加学校组织的办公自动化系统操作培训,努力适应办公自动化系统对用户提出的要求。

第二十八条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第二十九条  本办法自发布之日起施行。

 

 

 

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